Fiziksel olarak defter tutma ve saklama zorunluluğu önemli miktarda arşiv alanına ihtiyaç duyar. Bu da ciddi miktarda arşiv gideri anlamına gelir. Ayrıca manuel olarak gerçekleştirilen işlemlerin oldukça yüksek hata payı riskine sahip olması ve getirdiği iş yükü işletmeler için önemli bir handikaptır.
İşletme defterlerinin el ile tutulması yerine dijital ortama aktarılması her bir işlem adımının takip ve kontrolünün kolaylaşması anlamına gelir. İşlerini kolaylaştırmak isteyen işletmeler için e-Defter büyük avantajlar sağlar. Gelir İdaresi Başkanlığı, brüt geliri belirlenen sınırı aşan işletmelerin takip eden yıldan itibaren zorunlu olarak e-Defter mükellefi olmasını öngörür.
Yasal sınırlar dolayısıyla e-Defter uygulamasına zorunlu olarak geçeceklerin yanında isteyenlerin gönüllü olarak geçmesi de mümkündür. Dijital ortamda kayıt yapılan e-Defter uygulamasını kullanan işletmeler nitelikli bir arşiv sistemine sahip olur. Bu arşivden, istenen belgeye saniyeler içerisinde ulaşılabilir.
e-Defter uygulaması ne işe yarar?
Bir ticari işletme, yevmiye defteri ve büyük defter tutmak zorundadır. İşletmenin tutmak zorunda olduğu bu defterlerin elektronik ortama aktarılmış hâli e-Defter uygulaması olarak ifade edilebilir. Uygulama sayesinde tüm kayıt işlemleri daha hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleşir.
e-Defter uygulaması, aynı zamanda, hızlı ve düzenli kayıt ve aynı zamanda denetim yapabilme imkânı sağlar. Ayrıca sistem veri kaynağının doğruluğunu garanti eder. Doğruluğu konusunda şüphe bulunmayan veriler hukuki anlamda ispata yarar delil mahiyetindedir.
e-Defter uygulaması kullanma avantajları nelerdir?
Firmalar; e-Defter uygulaması sayesinde basılı fatura ve defterler için gereken kâğıt, mürekkep ve baskı gibi harcamalardan kurtulur. Bu durum işletme maliyetinin azalmasını sağladığı gibi çevre duyarlılığı açısından pozitif yönde katkı anlamına gelir.
İşletmelerde basit bir mantık çerçevesinde maliyetlerin azalması kârlılığın artmasında önemli rol oynar. Manuel defter tutma işlemi sırasında kullanılması muhtemel fiziksel imkân ve ekipmanların yanı sıra ihtiyaç duyulacak personel gücü ve zaman gibi yüksek maliyetli unsurlardan hatırı sayılır nispette tasarruf sağlanır.
İşletmelerin tüm finansal belgelerinin kaydedildiği bir sistem olan e-Defter uygulaması görüldüğü üzere kullanıcılara pek çok avantaj sağlar. Bu avantajlar arasında güvenlik de önemli bir yer tutar. Dijital ortamda yüksek güvenlik seviyesinde gerçekleştirilen işlemler ve korunan belgeler zorunlu arşiv süresince erişime açık olarak kalır.
e-Defter uygulamasına ait yazılımın bir özelliği olarak işletmeye ait her türlü finansal verinin hatasız bir şekilde kaydedilmesi sağlanır. Gerekli hâllerde bu verilere hızlı bir şekilde erişmek ve belirlenen sınırlar dahilinde düzenleme yapabilmek e-Defter uygulamasının bir başka önemli avantajıdır.